invite - Veranstaltungsmanagement

Professionelle Events mit invite

Online statt Excel: werden Sie schneller und effizienter in Ihren Prozessen.
Einfacher für Sie und transparenter für Ihre Teilnehmer.
Mit dem Paket invite lässt sich der komplette Workflow von Events abbilden.
Planung
Online-Buchung
QR-Code CheckIn
CMS
Live Voting
Evaluation

invite enthält sechs aufeinander abgestimmte Bausteine:
  • Veranstaltungs- und Einladungsmanagement
    Planung und Anlage der Termine, Pflege von Vorlagen und Einladung der Teilnehmer.
  • Online-Buchung
    Self Service durch den Teilnehmer. Der eingeladene Teilnehmer bucht sich aus den vordefinierten Terminoptionen selber ein/um oder ab.
  • Einlasskontrolle, CheckIn
    Durch individuelle QR Codes stellen Sie sicher, dass der Teilnehmerkreis auch wirklich aus den eingeladenen Teilnehmern besteht. Mit einem einfachen QR-Scanner und Notebook nutzen Sie invite als Einlasskontrolle.
  • CMS, Portalseiten
    Mit dem eingebauten CMS reichern Sie die Events um wichtige Informationen (z.B. Datenschutzrichtlinien) an und ermöglichen so ein professionelles Erscheinungsbild vor, während und nach der Veranstaltung.
  • Live Voting
    Mit dem integrierten Live Voting (durch wote) interagieren Sie unmittelbar mit den Teilnehmern.
  • Feedback Befragungen
    Nach dem Event ist vor dem Event. Holen Sie ein paar Tage später per Knopfdruck Feedback von den anwesenden Teilnehmern ein.

Auslieferung oder Hosting per Container

Nutzen Sie Invite ganz einfach innerhalb Ihrer Infrastruktur: per Docker Container.

Innerhalb von Minuten kann das von uns gelieferte Docker Image gestartet, konfiguriert und eingesetzt werden. Damit haben Sie die maximale Kontrolle über Ihre Daten. Zusätzlich zur Nutzung in der eigenen „privaten“ Cloud ermöglichen auch Public Cloud Anbieter wie Amazon, Microsoft oder Google das einfache Provisionieren von Container Images.

Alternativ kann der Container auch bei uns laufen im IaaS Modell.

Docker Container sind eine leichtgewichtige Art der Virtualisierung und trennen verschiedene Anwendungen so voneinander, dass sie ohne Anhängigkeiten auf demselben Server funktionieren. Dieses Verfahren hat die „manuelle“ Installation beim Kunden nahezu abgelöst. Es spart Zeit und Geld und erhöht die Sicherheit und Zukunftsfähigkeit enorm.

Beispiel Workflow

Veranstaltung anlegen:

Zuerst werden die Veranstaltungsdaten angelegt und die möglichen Terminalternativen definiert. Eine Veranstaltung ist als Reihe von gleichwertigen Terminalternativen im Rahmen der Veranstaltungsreihe zu sehen.
Beispiel:
Veranstaltung: Information zu Weiterbildungsmaßnahmen 2020
Termin 1: 21.02.2020 – Kantine Standort A - 200 Plätze
Termin 2: 21.02.2020 – Kantine Standort B – 400 Plätze
Termin 3: 23.02.2020 – Foyer Zentrale – 150 Plätze

Weitere Optionen sind z.B. Anmeldeschluss, Warteliste oder Buchung änderbar

Teilnehmerkreis definieren:

Die einzuladenden Teilnehmer werden per Datei importiert und können verschiedenen Rollen zugeordnet werden

Teilnehmer einladen:

Nach der Überprüfung und Auswahl der Textvorlage werden die Teilnehmer auf Knopfdruck mit einer personalisierten Serien E-Mail eingeladen. Die E-Mail enthält einen Link zum Self-Service Invite-Portal.

Invite-Portal:

Im Portal sieht der Teilnehmer die angelegten Terminalternativen und meldet sich an, ab oder um. Dabei können der Buchungszustand und weitere Informationen angezeigt sowie Dokumente auf Veranstaltungs- und Terminebene zum Download angeboten werden, z.B. Lagepläne, etc. Innerhalb der Fristen kann der Teilnehmer seine Entscheidung revidieren. Eine Bestätigung kann optional per E-Mail versendet werden.

Statistik und Erinnerungen:

Die Live Statistik im Invite-Admin ermöglicht die weitere Steuerung der Buchungen, z.B. mit einem Versand von Erinnerungs-Mails oder der Anlage von neuen Terminalternativen.

Durchführung der Veranstaltung(-sreihe):

Nach Abschluss der Buchungsphase liegen die Daten zu den Teilnehmern vor und können im Vorfeld für externe Partner exportiert werden.

Check-In

Für eine effektive Einlasskontrolle werden QR Codes an die Teilnehmer verteilt. Ein Notebook mit einem USB QR Code Scanner verwandelt Invite Check-In in ein mobiles Einlassterminal. Die Codes werden beim Scannen mit der Veranstaltungsliste abgeglichen und abgehakt. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann gekommen ist. Insbesondere für geschlossene Gesellschaften oder abrechnungsrelevante Dienstleistungen ist ein Check-In wichtig.

Live Voting

Die Integration des Live-Voting Moduls wote in Invite sichert Ihnen die schnelle Möglichkeit des Einholens von direktem Feedback in der Veranstaltung. Die Teilnehmer nutzen Ihr Smartphone zur Teilnahme an den Votings, die Orga nutzt Notebook und Beamer für den Präsentationsmodus. So sind die Events interaktiv und gewinnen an Committment.

Qualitäts/Akzeptanzbefragung

Nach dem Event ist vor dem Event. Nutzen Sie das in Invite integrierte formgen zur Erhebung von qualifiziertem Feedback. Den anwesenden Teilnehmern können Sie im Nachgang einen Fragebogen zusenden und die Ergebnisse zur Verbesserung des Services nutzen.
invite

Die User Experience wird immer wichtiger.
Die Teilnehmer sind anspruchsvoll und möchten alle Informationen schnell auf dem Smartphone verfügbar haben.

Mit Invite steht Ihnen das passende Event-Ökosystem zur Verfügung.