Veranstaltung anlegen:
Zuerst werden die Veranstaltungsdaten angelegt und die möglichen Terminalternativen definiert. Eine Veranstaltung ist als Reihe von gleichwertigen Terminalternativen im Rahmen der Veranstaltungsreihe zu sehen.
Beispiel:
Information zu Weiterbildungsmaßnahmen 2020
Termin 1: 21.02.2020 – Kantine Standort A - 200 Plätze
Termin 2: 21.02.2020 – Kantine Standort B – 400 Plätze
Termin 3: 23.02.2020 – Foyer Zentrale – 150 Plätze
Weitere Optionen sind z.B. Anmeldeschluss, Warteliste oder Buchung änderbar.
Teilnehmerkreis definieren:
Die einzuladenden Teilnehmer werden per Datei importiert und können verschiedenen Rollen zugeordnet werden.
Teilnehmer einladen:
Nach der Überprüfung und Auswahl der Textvorlage werden die Teilnehmer auf Knopfdruck mit einer personalisierten Serien E-Mail eingeladen. Die E-Mail enthält einen Link zum Self-Service Invite-Portal.
Terminvergabe-Portal:
Im Portal sieht der Teilnehmer die angelegten Terminalternativen und meldet sich an, ab oder um. Dabei können der Buchungszustand und weitere Informationen angezeigt sowie Dokumente auf Veranstaltungs- und Terminebene zum Download angeboten werden, z.B. Lagepläne, etc.
Innerhalb der Fristen kann der Teilnehmer seine Entscheidung revidieren.
Eine Bestätigung kann optional per E-Mail versendet werden.
Statistik und Erinnerungen:
Die Live Statistik im Invite-Admin ermöglicht die weitere Steuerung der Buchungen, z.B. mit einem Versand von Erinnerungs-Mails oder der Anlage von neuen Terminalternativen.
Durchführung der Veranstaltung(-sreihe):
Nach Abschluss der Buchungsphase liegen die Daten zu den Teilnehmern vor und können im Vorfeld für externe Partner exportiert werden.
Check-In
Für eine effektive Einlasskontrolle werden QR Codes an die Teilnehmer verteilt. Ein Notebook mit einem USB QR Code Scanner verwandelt Invite Check-In in ein mobiles Einlassterminal. Die Codes werden beim Scannen mit der Veranstaltungsliste abgeglichen und abgehakt. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann gekommen ist. Insbesondere für geschlossene Gesellschaften oder abrechnungsrelevante Dienstleistungen ist ein Check-In wichtig.
Qualitäts/Akzeptanzbefragung
Nach dem Event ist vor dem Event. Nutzen Sie das in Invite integrierte formgen zur Erhebung von qualifiziertem Feedback. Den anwesenden Teilnehmern können Sie im Nachgang einen Fragebogen zusenden und die Ergebnisse zur Verbesserung des Services nutzen.