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Kanalisierung der elektronischen Sintflut
Die Verbreitung der elektronischen Post ist ein Fortschritt. Email ist einfach, schnell, bequem und
weltweit einheitlich. Viele Kunden und Interessenten nutzen diesen praktischen Kommunikationskanal und
konfrontieren die Unternehmen mit Hunderten von Emails täglich. Tendenz weiter steigend. Doch wie kann ein Unternehmen
der Flut dieser täglich eintreffenden Emails wirklich Herr werden und mit vertretbarem Aufwand jedem einzelnen Absender eine
passende Antwort (Response) auf seine, oft recht individuelle Anfrage, zurücksenden?
Ohne IT System ist diese Aufgabenstellung aus finanzieller und organisatorischer Sicht schlicht und ergreifend nicht lösbar.
Die qualitativen und quantitativen Anforderungen im Überblick:
- Schnelle Beantwortung und kurze Responsezeiten
- Eindeutige Zuordnung zu Pools und "Projekten"
- Unternehmensweiter Zugriff auf Historie
- Detaillierter, personalisierter Informationsgrad
- Vorformulierte, durchdachte und korrekte Textbausteine
- Autoresponder-Funktionalität
- Einheitliche Gestaltung (CD) der ausgehenden Emails
- Interne Verteilung und Eskalation
- Reduzierter Personaleinsatz
- Kontrollmechanismen, Auswertungen und Reports
Zur Unterstützung von Email-Response-Management wird also ein IT System zur Verwaltung der massenhaft eingehenden und ausgehenden Emails benötigt.
Eine ständige Transparenz dieses elektronischen Kommunikationskanals ist notwendig, schließlich werden im Geschäftsleben per Email
sehr häufig verbindliche Aussagen getätigt, die gewisse Konsequenzen zur Folge haben.
All dies erfordert neben einem leistungsfähigen Mail-Server unter anderem auch eine einfache Verwaltung von Vorlagen, Textbausteinen,
Weiterleitungsregeln und Zugriffsregeln.
Mehrsprachige Texte und Benutzeroberflächen sind ebenso gewünscht, wie vollkommene Unabhängigkeit von existierenden
Mail-Servern und Office-Paketen bzw. die flexible Einbindung schon vorhandener Systeme.
ERA von pilodata erfüllt die Anforderungen an professionelles Email-Response-Management vollkommen.
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